Wie ich mit neuen, webbasierten Lösungen Rechnungsprüfung und Buchhaltung einer GmbH unterstütze

Anforderungen: Das Unternehmen ist eine schnell wachsende Agentur für digitale Lösungen mit mehr als 200 Umsätzen monatlich. Zuvor wurde der Buchhaltungsprozess vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Übergabe der vorbereitenden Buchhaltung an den Steuerberater vom Geschäftsführer selbst gemacht. Sein Wunsch war es, bis auf wenige Rückfragen weitgehend von diesen Arbeiten "befreit" zu sein, um mehr Zeit in das Wachstum des jungen Unternehmens stecken zu können.

Lösung: Der Geschäftsführer beauftragte mich als externe Dienstleisterin, den kompletten Buchhaltungsprozess zu übernehmen und dabei einzelne Vorgänge zu automatisieren. Dies setzte bzw. setze ich wie folgt um:

• Formulierung der Anforderungen für eine korrekte Rechnungsstellung für Kunden und Freelancer
• Prüfen der Eingangsrechnungen auf steuerrechtliche Vollständigkeit
• Interne Weiterleitung zur Freigabe an Projektmitarbeiter und Geschäftsführung mithilfe eines Ticket-Systems
• Import von Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen in Finanzbuchhaltungssoftware
• Beleg-Anforderung von fehlenden Rechnungen z. B. bei Amazon-Drittverkäufern oder Auslagenrechnungen von Mitarbeitern
• Export der vorbereitenden Buchhaltung an das Steuerbüro

Ergebnisse: Mit meiner Unterstützung konnten nach einer sehr kurzen Einarbeitungszeit folgende Vorteile erzielt werden bzw. dauerhaft umgesetzt werden:

• Unterstützung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
• Implementierung von Kostenstellen in Software für Buchhaltungsprozesse für eine bessere und schnellere betriebswirtschaftliche Auswertung
• Sammlung von monatlich wiederkehrenden Zahlungsverpflichtungen und Darstellung in einer Excel-Übersicht führt zu enormer Zeitersparnis bei der Geschäftsführung, da sie diese Rechnungen nicht immer wieder neu genehmigen muss.
• Zugang zu einem sachverständigen Partner im Zahlungs- und Buchhaltungsbereich, der den Geschäftsführer der Notwendigkeit enthob, seine eigene Zeit einzusetzen, und vor allem dessen Hauptkompetenz diese Arbeiten nicht sind.